Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili (MP3)

Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili (MP3) - Opis

Trudno sobie dziś wyobrazić życie bez poczty elektronicznej. Ten wynalazek może znakomicie ułatwić komunikację zarówno w pracy, jak i w rodzinie czy między przyjaciółmi. Dzięki e-mailom zyskujemy na efektywności i sprawniej się porozumiewamy. Niestety, nieumiejętne korzystanie z poczty elektronicznej przynosi więcej szkody niż pożytku: zabiera mnóstwo czasu, obniża wydajność pracy i podnosi poziom stresu. Łatwo się rozproszyć nieistotnymi wiadomościami i stracić koncentrację. Jeśli w tym czasie pracujemy nad jakimś ważnym projektem, konsekwencje mogą być poważne. Jak więc poradzić sobie z codziennym zalewem poczty?

Rozwiązaniem jest rutyna. Jak wykorzystać ją do utrzymania porządku w swojej skrzynce pocztowej, podpowie Ci ta książka. Sprawdzisz, czy ulegasz ograniczającym przekonaniom na temat poczty elektronicznej, i wdrożysz dziewięcioetapowy plan ogarnięcia panującego w niej bałaganu. Znajdziesz tu mnóstwo pożytecznych wskazówek, dzięki którym wyrobisz w sobie dobre nawyki. Wprowadzenie takiej rutyny pozwoli Ci na zwiększenie efektywności pracy nie tylko z pocztą elektroniczną. Z pewnością znasz zaawansowane narzędzia, które służą do zarządzania e-mailami, i już wiesz, że nie rozwiązują one zasadniczego problemu. W tym poradniku, owszem, opisano kilka takich narzędzi, jednak podano również, jak poprawnie ich używać.

W książce:

sześć błędnych przekonań na temat poczty elektronicznej
siedem nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą
cztery złote działania w zarządzaniu pocztą
dziesięć zasad efektywnego pisania (...) więcej e-maili
sześć narzędzi wspomagających utrzymywanie porządku w poczcie

Odzyskaj kontrolę nad swoją pocztą!
Spis treści:
Prezent dla Czytelników

Dlaczego powinieneś posprzątać w swojej skrzynce odbiorczej

Kim jestem?

Ograniczające przekonania na temat poczty elektronicznej

Ograniczające przekonanie nr 1. Musisz być stale dostępny
Ograniczające przekonanie nr 2. Poczucie "winy"
Ograniczające przekonanie nr 3. Krótkie maile są niegrzeczne
Ograniczające przekonanie nr 4. Myślenie, że inni ludzie są ważniejsi niż Twoje własne priorytety
Ograniczające przekonanie nr 5. Traktowanie skrzynki odbiorczej jak listy zadań do wykonania
Ograniczające przekonanie nr 6. Rozwiązaniem może być ogłoszenie "bankructwa mailowego"

7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą

Nawyk nr 1. Zarezerwuj sobie czas na zajmowanie się mailami
Nawyk nr 2. Praktykuj "zasadę pięciu zdań"
Nawyk nr 3. Inteligentnie filtruj swoje wiadomości
Nawyk nr 4. Każdą wiadomość "obsługuj" tylko raz
Nawyk nr 5. Całkowicie wyeliminuj bezużyteczne wiadomości
Nawyk nr 6. Naucz się pisać bezwzrokowo
Nawyk nr 7. Ceń swój czas
Twój kolejny krok

Krok 1. Wyłącz powiadomienia o przychodzących mailach

Krok 2. Wyłącz wszystkie pozostałe powiadomienia

Krok 3. Ogranicz liczbę skrzynek odbiorczych

Działanie 1. Zrezygnuj z tylu różnych kont i skrzynek odbiorczych, z ilu tylko możesz
Działanie 2. Stosuj filtry poczty elektronicznej
Działanie 3. Proaktywnie ignoruj niektórych adresatów
Działanie 4. Opracuj system przetwarzania wiadomości z każdej skrzynki odbiorczej

Krok 4. Stosuj 4 Złote Zasady dotyczące zarządzania pocztą

Wybór 1. Usuń
Wybór 2. Deleguj
Wybór 3. Odrocz
Wybór 4. Zrób
Wykształcanie nawyku stosowania 4 Złotych Zasad

Krok 5. Utwórz jedną, centralną lokalizację dla często używanych plików

Krok 6a. Zacznij korzystać z szablonów odpowiedzi

Krok 6b. Wykorzystaj programy do wysyłania szablonowych odpowiedzi

I. Szablony w kliencie poczty Gmail
II. Szablony w Outlooku
III. Szablony odpowiedzi w Yahoo!
IV. Szablony odpowiedzi w aplikacji Mail (Apple)
V. Szablony odpowiedzi w Mozilla Thunderbird
Programy komputerowe ułatwiające odpowiadanie za pomocą szablonów

Krok 7. Korzystaj z 10 zasad efektywnego pisania maili

Zasada 1. Pamiętaj, że krótkie odpowiedzi wcale nie są niegrzeczne
Zasada 2. Używaj pogrubionego tekstu i numerowanych list
Zasada 3. Precyzyjnie formułuj tematy swoich wiadomości
Zasada 4. Ogranicz do minimum bezsensowne odpowiedzi
Zasada 5. Usuwaj wszelkie zbędne informacje
Zasada 6. Przestań zadawać pytania otwarte
Zasada 7. Przedstaw konkretne działania
Zasada 8. Wystrzegaj się wielu pytań naraz
Zasada 9. Precyzyjnie nazywaj załączniki
Zasada 10. Przestrzegaj zasady pięciu zdań

Krok 8. Korzystaj z filtrów wiadomości

Dlaczego filtrowanie jest ważne?
Jaki jest najlepszy sposób na filtrowanie wiadomości poczty elektronicznej?
Jak działają filtry złożone?
I. Filtrowanie wiadomości w usłudze Gmail
II. Filtrowanie wiadomości w Outlooku
III. Filtrowanie wiadomości w usłudze Yahoo!
Jak filtry mogą pomóc Ci w utrzymaniu pustej skrzynki odbiorczej?

Krok 9. Przenoś konwersacje dotyczące współpracy na inne platformy

Narzędzie 1. Kalendarz (Google/Outlook)
Narzędzie 2. Outsourcing współpracy
Narzędzie 3. Basecamp lub HyperOffice
Narzędzie 4. Ankiety online
Narzędzie 5. Wiki
Narzędzie 6. Telefon lub Skype

Wskazówki pozwalające oszczędzić czas przy obsłudze poczty elektronicznej

Wskazówka 1. Używaj podpisów
Wskazówka 2. Umieść pliki w chmurze
Wskazówka 3. Używaj kart, nie okien
Wskazówka 4. Utwórz listę dystrybucyjną
Wskazówka 5. Naucz się skrótów klawiaturowych

Narzędzia pomagające uzyskać pustą skrzynkę odbiorczą

Narzędzie 1. Evernote
Narzędzie 2. SaneBox
Narzędzie 3. Mailstrom
Narzędzie 4. IFTTT
Narzędzie 5. Używaj szybkiej przeglądarki
Narzędzie 6. Gmail Unsubscriber

Mam 10 tysięcy maili! Co robić?

Krok 1. Poświęć 30 minut dziennie
Krok 2. Wykształć nawyk oczyszczania swojej skrzynki pocztowej
Krok 3. Zrezygnuj ze zbędnych subskrypcji
Krok 4. Sortuj wiadomości według nadawcy
Krok 5. Usuń jednorazowo wszystkie wiadomości śmieci
Krok 6. Udzielaj odpowiedzi na innych platformach
Krok 7. Archiwizuj ważne wiadomości e-mail
Krok 8. Odpowiadaj poszczególnym osobom
Krok 9. Bądź konsekwentny i nie ustawaj w wysiłkach
Krok 10. Unikaj powtarzania tych samych błędów

Uwagi końcowe
O autorze: S. J. Scott — autor wielu książek o samodoskonaleniu. Prowadzi również blog Develop Good Habits. Zarządza odnoszącą sukcesy firmą internetową, a w wolnych chwilach czyta, gimnastykuje się i zwiedza najdalsze zakątki świata. Jak sam przyznaje, takie pełne sukcesów życie nie byłoby możliwe bez uświadomienia sobie, że sam odpowiada za swoje losy i że dzięki zmianie codziennych nawyków może stać się lepszym i szczęśliwszym człowiekiem. Teraz zajmuje się przede wszystkim dzieleniem się swoimi doświadczeniami w dziedzinie samodoskonalenia. mniej